Digitaliseren en automatiseren: het kan je echt helpen om vooruit te komen. Maar als je het doet, doe het dan wel goed en logisch. Herhalend werk kan meestal prima worden gedaan door een computer: dat gebeurt dan snel en foutloos. Maar het is wel zaak om de uitzonderingen op de regel die de computer hanteert wél goed af te vangen. Zo komen ze snel en goed onder de aandacht van een medewerker die er de nodige aandacht aan kan geven. Als dat niet goed gebeurt, moeten deze uitzonderingen achteraf gecorrigeerd worden. Dat kost tijd en dus geld en is foutgevoelig. Anders gezegd: als je je proces goed inricht, kun je de tijd efficiënter gebruiken.
Brandjes blussen
Stefan Touw van Diract: “En zo ben je dus al gauw de hele dag bezig met brandjes blussen en handmatig dingen op te lossen. Dus: richt je proces goed in, dat scheelt enorm veel tijd. Bij nieuwe implementaties zie je wel eens dat de invoer van data niet helemaal goed is omdat de voorraadstanden niet kloppen. Bij het inpakken van de orders loop je dan tegen problemen aan, want als de spullen die je nodig hebt niet voorradig zijn, moet iemand dat uit gaan zoeken. Het levert meestal een grote verstoring van het proces op en zo kom je van de regen in de drup. Gefrustreerde medewerkers, ontevreden klanten: daar zit je niet op te wachten.” Voorkomen is beter dan genezen, maar als dan iets moet worden genezen, doe het dan snel en goed.
Dit levert het op
Je systeem goed inrichten levert veel op. Stressvrij werken. Tijd en geld. Maar er is meer. Stefan: “Denk bijvoorbeeld ook aan kwaliteit. Als je zaken goed en snel weet op te lossen, kun je beter en sneller je orders uitleveren. Dat is ook het idee achter het gebruik van een Warehouse Management Systeem (WMS). En de mensen die normaal gesproken de brandjes blussen, zijn vaak de ervaren medewerkers die je veel beter in kunt zetten als het systeem goed loopt. Focussen op de goede dingen.” Toch komt Stefan het nog regelmatig tegen dat bedrijven hun netwerksystemen als het ware aan elkaar hebben geknoopt, met alle gevolgen van dien. “Ik zie soms bij klanten een ‘probleemkast’, waar alles in wordt gestopt waar een probleem mee is. Dan mag iemand anders dat oplossen, zonder dat er een proces voor is. Het is allemaal handmatig werk en dat kost veel tijd.” Ook ziet hij dat veel repeterend en logisch werk nog handmatig wordt gedaan. Het inplannen van orders bijvoorbeeld. Dat doet het Ceyenne WMS automatisch voor je. Zo kun je mensen die het proces goed kennen vrijmaken en inzetten om het WMS verder te verbeteren. “Zo kunnen die medewerkers ervoor zorgen dat het proces nog sneller en efficiënter gaat werken.”
Verdere ondersteuning
Zeker, we richten ons op lange termijnrelaties. Het uitgangspunt is dat we onze klanten blijvend ondersteunen, tijdens de implementatie en ook daarna. Het implementatietraject is een intensief proces waarbij we vaak meerdere dagen per week live aanwezig zijn bij de klant om alles in goede banen te leiden. Het is immers belangrijk dat ons systeem op de optimale manier gaat werken. “We geven daarbij advies hoe dat het beste kan. Dit is de support modus. Het wisselt per klant hoeveel behoefte er daarna is aan extra ondersteuning en kennisdeling. Maar we blijven altijd beschikbaar voor functionele vragen of we komen langs om mee te denken. Als een klant een nieuw pand in gaat richten, of met mechanisatie gaat werken overlegt hij meestal met ons hoe dit het beste kan. We delen vanuit onze expertise graag onze ideeën. Soms kan het nodig zijn om vanuit het oogpunt van de medewerkers bijvoorbeeld zaken iets anders in te richten, of om te zoeken naar de beste oplossing.”
Meer weten?
Neem gerust contact met ons op voor meer informatie. We delen onze kennis graag en zoeken samen naar de beste oplossingen.